Người EQ cao: 9 cách nói nhẹ mà rõ

9 tình huống gồm báo cáo, phát biểu, đề xuất, giao việc, gỡ vấn đề, an ủi, đàm phán, xử lý xung đột, góp ý. Mỗi tình huống có một cách nói nhẹ mà rõ.

Từng nói sai đủ kiểu, có lần mất khách, có lần làm vợ buồn, nên giờ mỗi lần chuẩn bị nói chuyện quan trọng đều tự dặn nói nhẹ mà rõ. Bài này gom 9 tình huống vấp nhiều nhất: báo cáo, phát biểu, đề xuất, giao việc, gỡ vấn đề, an ủi, đàm phán, xử lý xung đột, góp ý.

Tóm nhanh 9 cách để nhớ

Ghi 9 cách ra đây cho đọc một lượt. Báo cáo công việc thì nói kết quả trước, đừng kể quá trình trước. Phát biểu trong cuộc họp thì nêu quan điểm trước, đừng sa vào chi tiết trước. Đưa đề xuất thì công nhận trước rồi bổ sung, đừng phủ định trực tiếp. Giao nhiệm vụ thì nói rõ mục tiêu trước, đừng nói cách làm ngay. Giải quyết vấn đề thì phân tích nguyên nhân trước, đừng đưa phương án ngay. An ủi người khác thì lắng nghe trước rồi đồng cảm, đừng giảng đạo lý. Đàm phán kinh doanh thì tìm điểm chung trước rồi giữ lại điểm khác biệt, đừng khăng khăng giữ ý kiến bản thân. Xử lý xung đột thì xin lỗi trước rồi nói lý lẽ, đừng vội biện minh. Góp ý thì nêu sự thật trước rồi nói kỳ vọng, đừng chỉ trích trực tiếp.

Bên dưới là cách tập từng nhóm, có nhóm sửa được, có nhóm vẫn đang vấp.

Từng nói lan man trong họp

Ba tình huống đầu tiên đều ở chỗ đông người, cũng là chỗ từng mất điểm nhiều nhất. Báo cáo thì hay kể lan man từ đầu tới cuối, người nghe phải đoán kết quả. Có lần họp xong sếp hỏi lại thế cuối cùng là sao, đỏ mặt luôn. Từ đó đổi: nói kết quả ngay câu đầu, sếp hỏi mới kể quá trình. Đổi thứ tự một chút mà cuộc họp gọn hẳn.

Phát biểu trong họp thì từng sa vào chi tiết, nói một hồi không ai biết đang đứng về phía nào. Giờ chuẩn bị một câu mở đầu chốt ý, rồi mới đưa số liệu minh họa. Ai đồng ý thì nghe tiếp, ai chưa đồng ý thì tranh luận đúng vào ý chính, đỡ lạc đề.

Đưa đề xuất thì từng phủ định người trước ngay từ đầu, tưởng là thẳng thắn, hóa ra làm người ta đóng lại. Giờ câu cửa miệng là ý này có phần thấy ổn, xin thêm một hướng nữa. Người nghe được công nhận thì dễ nghe tiếp, còn phủ định ngay thì câu sau dù đúng cũng khó vào.

Chúng ta nên nói ngắn và rõ trước đám đông. Nói ít mà trúng còn hơn nói nhiều mà lạc.

Từng ôm việc vì dặn quá kỹ

Giao việc thì từng dặn chi tiết từng bước, tưởng là kỹ, hóa ra người làm mất chủ động mà vẫn phải trông. Sai ở chỗ không tin người ta làm được. Giờ nói rõ mục tiêu trước: xong việc thì được cái gì, hạn khi nào, ai quyết phần nào, rồi để bạn tự chọn cách làm. Việc khó thì gợi ý thêm, việc quen thì buông hẳn. May mà buông ra thì người ta lại làm tốt hơn tưởng.

Gỡ vấn đề thì từng vội đưa phương án ngay cho nhanh. Có lần máy chủ lỗi, suýt khởi động lại ngay, may mà dừng lại xem log trước nên thấy đúng chỗ nghẽn. Bàn nguyên nhân kỹ một chút thì phương án đưa ra mới trúng, đỡ phải sửa đi sửa lại.

Chúng ta nên chậm lại ở hai chỗ này. Nói mục tiêu trước khi dặn cách, hỏi nguyên nhân trước khi đưa thuốc.

Từng làm vợ buồn vì giảng đạo lý

An ủi là chỗ vụng nhất. Trước đây thấy vợ buồn là giảng giải ngay, càng nói vợ càng lặng đi. Sai ở chỗ tưởng nói lý là giúp, hóa ra lúc buồn người ta cần được nghe trước. Giờ nghe hết đã, nhắc lại ý vợ vừa nói để vợ biết đã nghe, rồi mới chia sẻ cảm nhận. Nghe đủ thì lời nói mới nhẹ, nói sớm thường thành lên lớp.

Đàm phán thì từng khăng khăng giữ ý bản thân từ đầu, cuộc nào cũng thành cãi. Giờ báo giá hay chốt phạm vi, nói chỗ hai bên đã đồng ý trước, rồi mới bàn chỗ còn lệch. Giữ được không khí dễ chịu thì chỗ lệch cũng dễ thu hẹp.

Xử lý xung đột thì từng biện minh ngay từ đầu, người ta chỉ nghe thấy chối chứ không nghe thấy lý. Giờ nếu có phần sai thì xin lỗi trước, lời xin lỗi đúng lúc làm người kia hạ giọng, lúc đó nói lý mới vào.

Góp ý thì từng chê thẳng, tưởng là thẳng tính, hóa ra làm người ta sợ. Giờ nêu sự thật rồi nói kỳ vọng: thay vì nói bài này dở, nói đoạn này thiếu ví dụ nên người đọc khó hiểu, lần sau thêm một ví dụ thực tế thì ổn. Người nghe biết đang nói về việc chứ không nói về con người họ, lần sau họ vẫn muốn nghe góp ý.

Chúng ta nên mềm ở những chỗ dễ vỡ. Nghe trước khi nói, nhận trước khi cãi, khen việc trước khi chê người.

Giữ lại gì

Giữ lại thứ tự nói: kết quả trước quá trình, quan điểm trước chi tiết, công nhận trước bổ sung, mục tiêu trước cách làm, nguyên nhân trước phương án, lắng nghe trước đồng cảm, điểm chung trước điểm khác, xin lỗi trước lý lẽ, sự thật trước kỳ vọng. Mình cũng từng nói sai đủ cả 9 mới nhớ, nên vụng ăn nói thì đừng tự ti. Cùng sửa từng câu một, tuần này chỉ cần sửa một câu mở đầu khi báo cáo là đã thấy khác rồi.